Makalah SIM

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat.

Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif, menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

B.     Rumusan Masalah

Definisi Sistem Informasi Manajemen ?

Pengertian Perencanaan Sistem Informasi ?

Pengertian Pengendalian Sistem Informasi ?

BAB II

PEMBAHASAN

A.     Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah  data base.

Ø  Kegunaan Sistem Informasi Manajemen

Upaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan  informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan untuk masing - masing tingkat manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan rutin maupun keputusan yang strategis.

Beberapa kegunaan dan fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut :

1       Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis

2       Mengembangkan proses perencanaan yang efektif

3       Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi

4       Mengantisipasi dan memahami konsekuensi - konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru

5       Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem

6       Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia

7       Tujuan Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi mampu mencapai tujuannya. Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti pengendalian manajemen dan pengendalian operasional, namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya :

1       Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional

2       Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang

3       Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam data base computer

4       Sistem Informasi Manajemen berdasarkan fungsi organisasi sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing - masing subsistem membutuhkan aplikasi - aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing - masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

B.     Perencanaan Sistem Informasi

Perencanaan Sistem Informasi adalah bagaimana merencanakan penerapan pengetahuan tentang sistem informasi pada organisasi. Suatu organisasi dengan perencanaan yang matang menghasilkan sistem informasi yang handal dan sesuai dengan yang telah direncanakan. Suatu organisasi yang maju dan modern, tentunya selalu merencanakan sistemnya secara modern dan dengan teknologi yang modern juga.

Untuk mencapai suatu sistem yang baik tentunya harus melewati tahapan berikut :

Tahap 1 : Idea

       Ide adalah hal terpenting dalam berorganisasi, dengan banyaknya ide yang membangun maka organisasi akan semakin dapat maju dan bersaing. Bayangkan bila tidak ada ide sama sekali maka suatu organisasi tidak akan bisa bertahan hidup dari persaingan usaha yang semakin banyak dan beragam. Tetapi bila ide yang dicetuskan tidak bersifat membangun dan menopang kehidupan usaha organisasi, maka pasti perusahaan tidak bisa bertahan lama. Apalagi pesaing - pesaing mempunyai ide dan inovasi terhadap produknya, maka pengguna produk akan banyak beralih ke produk-produk lain tersebut.

Tahap 2 : Perencanaan

       Perencanaan sistem informasi yang baik akan menghasilkan suatu fondasi yang kokoh untuk seterusnya dirancang sistem informasi yang handal dan sesuai dengan yang diharapkan. Perencanaan sistem berusaha untuk menerapkan suatu teknik atau cara dalam membangun sistem yang tentunya sesuai dengan harapan semua pihak yang berkepentingan.

Tahap 3 : Perancangan (Design)

       Merancang / mendesain pemecahan masalah dengan ditopang oleh ide-ide yang bersifat membangun. Merancang suatu sistem infromasi memerlukan kemampuan dan pengalaman perancangan yang tinggi karena merancang berarti membuat pondasi dan kerangka sistem informasi yang mestinya harus kokoh dan kuat. Kekokohan rancangan yang dibangun juga harus benar - benar teruji. Pengujian rancangan dilakukan untuk menghindari terjadinya kegagalan sistem atau kerusakan sistem yang berakibat pada terganggunya proses pengolahan data menjadi produk informasi yang baik.

Tahap 4 : Aplikasi Sistem

       Perancangan yang sudah selesai tentunya harus diaplikasi ke sistem nyata dari organisasi, dalam arti dijalankan untuk mendukung kegiatan usaha organisasi.

Tahap 5 : Pengawasan / Pengontrolan

       Sistem yang sudah diaplikasikan perlu dikontrol secara terus menerus untuk mengetahui apakah sistem informasi sudah berjalan secara baik atau perlu adanya penambahan atahu pengurangan. Kontrol sistem mutlak diperlukan bagi setiap organisasi yang menjalankan usahanya.

Contoh : Pengelolaan institusi pendidikan negeri maupun swasta tentu ada komponen pengawas, bila di institusi negeri yang menjadi pengawas adalah BPK (Badan Pengawas Keuangan) dan BPKP (Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan), Pengelolaan perusahaan bus umum tentu ada bagian pengontrol penumpang dan pengontrol crew bus. Tanpa adanya kontrol yang baik suatu organisasi akan berjalan timpang. Akibat tidak adanya kontrol terhadap organisasi, maka pengambilan keputusan tidak akan bisa, bahkan sulit menentukan kebijakan yang akan diambil untuk perbaikan atau kelangsungan usaha organisasi yang dikelola.

Tahap 6 : Penilaian / Evaluasi

       Penilaian / evaluasi dilakukan untuk mengetahui apakah ada perubahan atau tidak dalam usaha yang dijalankan organisasi. Penilaian / evaluasi biasanya dilakukan oleh pengambil keputusan di akhir periode kegiatan. Bila ternyata ada kendala maka perlu adanya perbaikan yang sesegera mungkin supaya tidak menyebabkan kerugian terhadap kelangsungan organisasi.

Tahap 7 : Maintenance / Tindak lanjut

Maintenance adalah perbaikan yang dilakukan secara rutin terhadap usaha yang dijalankan organisasi. Maintenance dilakukan atas dasar evaluasi yang telah ditetapkan pemecahannya dan usaha perlu diperbaiki untuk meningkatkan kinerja dan juga untuk memperbaiki kondisi usaha bila dalam perjalanan usahanya mengalami kerugian. Semua organisasi memerlukan maintenance di segala bidang karena maintenance untuk menstabilkan jalannya usaha. Bayangkan suatu organisasi tanpa adanya maintenance maka umur usahanya tentu tidak bisa diperkirakan bahkan akan terjadi kerusakan sebelum masanya.

Contoh : Mobil, bila mobil dipakai terus tanpa ada maintenance niscaya lebih cepat rusak dan mestinya bisa dipakai selama 5 tahun, karena tidak dimaintenance belum sampai 5 tahun sudah masuk garasi. Komputer, komputer juga perlu dimaintenance. Kebanyakan suatu lembaga pendidikan meremehkan maintenance bulanan, padahal maintenance perangkat komputer sangat diperlukan sekali, sayang anggaran maintenance jarang sekali diberikan, bahkan terkadang biaya maintenance diabaikan, akibatnya bila mana dalam suatu laboratorium 40 unit perangkat komputer yang beroperasi, terjadi kerusakan dan tidak pernah ada maintenance bisa - bisa tinggal 2 atau 3 unit saja yang dapat beroperasi. Hal ini menandakan kalau manajemen laboratorium sangat parah dan perlu diamputasi.

C.     Pengendalian Sistem Informasi

Pengendalian Sistem Informasi merupakan proses pengamatan setiap tahap dalam pengelolaan informasi. Pengelola sistem informasi juga berperan sebagai penegendali kelancaran serangkaian proses sistem informasi dalam menghasilkan suatu produk informasi yang menjadi andalan dari organisasi yang dikelola. Pengendalian sistem informasi menjadi hal yang tidak terpisahkan terhadap pengelolaan sistem informasi. Pengelola sistem informasi harus mempunyai jiwa pengelola yang handal dan terampil dalam mengendalikan sistem informasi. Kemampuan yang mutlak mesti dimiliki pengelola sistem informasi yaitu kemampuan :

1.      Mengendalikan Rencana Sistem Informasi

Kemampuan dalam mengendalikan rencana sistem yang disusun menurut skala prioritas kebutuhan organisasi

2.      Mengendalikan Pelaksana Sistem Informasi

Kemampuan dalam mengendalikan pelaksana sebagai motor penggerak sistem informasi. Pelaksana harus terkendali secara baik karena kalau pelaksana sistem mampu dikendalikan maka sistem informasi akan berjalan secara benar. Bila sistem informasi tidak berjalan secara benar maka akan memudahkan terjadinya permasalahan baru dan juga permasalahan yang mungkin bisa merugikan organisasi.

3.      Mengendalikan Proses Sistem Informasi

Kemampuan dalam melaksanakan proses sistem informasi yang akan terus berjalan karena terus - menerus dikendalikan oleh pengelola. Pengendalian proses bertujuan untuk menjaga kualitas produk yang diproses. Produk yang baik pasti dibawah pengendalian sistem yang ketat dan teliti. Produk yang tidak baik biasanya tidak dalam kendali sistem yang ketat.

4.      Konsolidasi Dan Koordinasi

Dalam mengendalikan sistem informasi maka perlu adanya pembinaan dan pembelajaran terhadap pelaku sistem informasi. Kegiatan yang dilaksanakan adalah :

a.      Pelatihan

Pelatihan dan pendidikan diperlukan untuk tenaga pelaksana untuk mengasah kemampuan dalam melaksanakan sistem informasi, supaya setiap ada perubahan tenaga pelaksana akan dengan segera melakukan perbaikan – perbaikan, karena pelaksana sistem sudah terlatih dalam menghadapai berbagai permasalahan yang ada.

b.      Pengkajian

Pengkajian dilakukan untuk mengkaji masalah - masalah yang muncul dalam pelaksanan sistem informasi.

c.      Bimbingan teknis

Bimbingan teknis diberikan kepada pelaksana teknis dalam meningkatkan kemampuan dalam menjalankan sistem informasi.

d.      Kerjasama

Kerjasama digalakkan dalam berbagai pelaksanaan sistem informasi, baik dari dalam organisasi maupun dari luar ogranisasi.

BAB III

KESIMPULAN

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis, bukan hanya pada intuisi dan dugaan.

Pengendalian Sistem Informasi adalah proses dimana manajer mempengaruhi anggotanya untuk melaksanakan strategi organisasi. Sistem Pengendalian Sistem Informasi merupakan perangkat struktur komunikasi yang saling berhubungan yang memudahkan pemrosesan informasi dengan maksud membantu manajer mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada dan pencapaian tujuan organisasi secara terus menerus. Sistem pengendalian Sistem Informasi dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi - asumsi tertentu. Masing - masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks. Tujuan dari sistem ini adalah untuk meningkatkan keputusan - keputusan kolektif dalam organisasi. Untuk memahami sebuah sistem dibutuhkan suatu pengetahuan tentang lingkungan dimana sistem itu berada. Dua unsur penting dalam sistem pengendalian informasi manajemen adalah lingkungan pengendalian dan proses pengendalian.

http://adf.ly/1lG8wF

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Andi. Yogyakarta.

http://www.academia.edu/5751263/Makalah-Sistem-Informasi-Manajemen

http://padjefadishaydan.blogspot.com/2011/12/perencanaan-pengelolaan-dan-kerangka.html